Werkzaak Rivierenland: Effectieve en Uniforme onboarding

› ›

Werkzaak Rivierenland bewijst dat een gestroomlijnde en effectieve onboarding meer dan mogelijk is, juist voor een organisatie van deze omvang.

Dankzij de onboarding app van Talentech, het maatwerk van het customer succes team en de korte lijntjes tussen beide partijnen heeft Werkzaak nu meer tijd voor persoonlijke contactmomenten met nieuwe medewerkers.

35

Onboardees per jaar

250

Aantal medewerkers

95%

Activiatieratio

Werkzaak Rivierenland
in cijfers

Over Werkzaak Rivierenland

Werkzaak Rivierenland is een veelzijdige organisatie die op verschillende manieren sociale impact maakt. Zij helpen mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt met vinden van werk, betalen bijstandsuitkeringen uit, benaderen actief werkgevers voor werkgelegenheid en slimme personeelsoplossingen, en helpen een deel van de werkzoekenden zichzelf te ontwikkelen in hun productieomgeving. Kortom voert Werkzaak Rivierenland de Participatiewet uit en maakt een sociale impact voor gemeentes, werkgevers en inwoners van de regio Rivierenland.

Onboardingprogramma vóór Talentech

Het onboardingproces zag er 3 jaar geleden heel anders uit, vertelt Petra, online communicatiespecialist bij Werkzaak. “Er was eigenlijk nog geen onboardingproces. Daarbij deden wij ook niet aan preboarding, je kreeg een e-mail een aantal dagen van te voren met alle informatie”. Angela, adviseur P&O bij Werkzaak: “We organiseerden een onboardingsdag, dat heette toen nog een welkomstbijeenkomst. Daar waren we niet tevreden over. Want het was een intensieve dag met veel informatie en weinig interactie. En het was lastig om mensen te bereiken. Soms kwamen mensen drie maanden later of helemaal niet.” “Hierdoor had Werkzaak Rivierenland geen uniform inwerkbeleid, waardoor het lang duurde om de organisatiestructuur en verschillende afdelingen te begrijpen”, bevestigt Petra.

Werkzaak Rivierenland had een onboarding app nodig die:

Een consistente onboarding ervaring kon bieden
Complexe informatie kon uitspreiden over langere tijd
De nieuwe medewerkers beter betrok bij de organisatie

De uitdaging van Werkzaak

Te veel tegelijkertijd

Angela: “Door de hoeveelheid informatie, die je in één dag over iemand uitstort bleef de boodschap niet hangen bij nieuwe medewerkers. Dat voelde niet goed, als ik de dag erna aan ze vroeg “Waar hebben we het over gehad?” dan haalden ze hun schouders op. Mensen die nieuw waren in de organisatie kregen al heel veel informatie en nieuwe indrukken, dus het was simpelweg te veel in een kort tijdsbestek."

Uniformiteit

Uniformiteit was een voortdurende uitdaging. Het bieden van dezelfde informatie aan elke nieuwe medewerker bleek lastig te zijn. Het leek alsof de ene persoon via hun buddy andere informatie kreeg dan de andere, wat de algehele consistentie in het inwerktraject bemoeilijkte. De variabiliteit in de overgedragen kennis leidde tot verwarring en maakte het voor nieuwe teamleden soms lastig om de basiskennis op solide wijze te doorgronden.

Het bereiken van mensen

Het bereiken van nieuwe medewerkers was op zichzelf een lastige kwestie. In sommige gevallen duurde het weken, zelfs maanden voordat sommige medewerkers überhaupt aan boord kwamen. Anderen kwamen nooit. Dit gebrek aan tijdige betrokkenheid en consistentie in het onboardingproces maakte het moeilijk om een gevoel van gemeenschap in de organisatie te realiseren. Het was duidelijk dat er een nieuwe aanpak nodig was om deze uitdagingen het hoofd te bieden en een effectievere onboarding-ervaring te bieden voor Werkzaak Rivierenland.

Op zoek naar de oplossing

Op zoek naar een uniform en op-maat-gemaakt inwerktraject liep Angela via een Linkedin connectie Talentech tegen het lijf. De mogelijkheid om je onboardingprogramma voor een groot deel te digitaliseren en te automatiseren sprak haar erg aan. Vrij snel heeft Angela de oplossing intern met de communicatieafdeling voorgesteld en voor Talentech gekozen.

"Sinds we Talentech gebruiken hebben we een professionelere uitstraling naar ons nieuwe personeel. De informatie spreiden we over een langere periode uit, waardoor de boodschap beter onthouden wordt, en er voor ons meer tijd is voor persoonlijke contactmomenten in de onboarding."

Angela Copier
P&O Advisor, Werkzaak Rivierenland

Waarom Talentech?

Getimede content

Door de interactieve insteek van een digitaal onboarding programma, wat in ‘brokjes’ opgeknipt kan worden, is het mogelijk om de complexe informatie uit te spreiden over een langere periode wat er voor zorgt dat de nieuwe medewerkers meer onthouden en de organisatie sneller doorgronden. Dit maakt de nieuwe medewerkers sneller betrokken bij de organisatie. Ook kan de informatie tot zich genomen worden wanneer dat de nieuwe medewerker uitkomt, gewoon ‘s avonds op de bank, via je telefoon.

Tijdswinst voor persoonlijke begeleiding

Doordat een groot deel van de informatieve zaken in het onboardingprogramma gedigitaliseerd kon worden was er meer tijd over om nieuwe medewerkers persoonlijk te begeleiden en bijvoorbeeld de normen en waarden van Werkzaak Rivierenland over te brengen.

Het maatwerk

Door de applicatie aan je eigen huisstijl en branding te kunnen laten voldoen lijkt het net alsof je inlogt in een omgeving van jouw eigen organisatie, waardoor je herkenbaar bent voor je personeel.

Korte lijntjes

Talentech is een Nederlandse partij waarmee je korte lijntjes mee hebt. De customer support van Talentech reageert altijd razendsnel, is vriendelijk en behulpzaam.

"De onboarding app is makkelijk in te vullen en door de nieuwe medewerkers te bedienen. Het ziet er op de telefoon heel professioneel uit. Doordat mensen thuis nog voor ze beginnen bij Werkzaak al leuke én serieuze informatie ontvangen, creëer je meer betrokkenheid."

Petra Baars
Online Communication specialist, Werkzaak Rivierenland

Implementatie

“Tijdens de implementatiefase word je door Talentech echt bij de hand genomen door je Customer Succes Manager (CSM) die je door het proces heen leidt”, vertelt Angela. Talentech heeft de opzet voor de onboarding app gemaakt middels een tijdlijn, filters en templates voor pagina’s binnen de app en Angela en Petra hebben deze aangevuld middels eigen bestaande content en nieuw geschreven content. Zo geeft Petra aan dat je op een gemakkelijke en intuïtieve manier je eigen content in de templates kan invoeren door de gebruiksvriendelijkheid van Talentech.

Onboarden mét Talentech

Werkzaak Rivierenland deelt het onboarding programma op in verschillende fasen. Preboarding (de periode voor je eerste werkdag), eerste dag, eerste maand en de eerste drie maanden. Zo begint het traject 30 dagen voor de startdag en eindigt het traject 90 dagen na de startdag. Aan de hand van de functie, afdeling en senioriteit wordt bepaald welke content, vragen en quizzes je te zien krijgt. Ook wordt er vanaf het begin een ‘buddy’ toegewezen en krijg je de eerste weken de benodigde trainingen die bij je functie behoren. Met deze aanpak zorgen ze ervoor dat medewerkers met unieke en veelvoorkomende functies een persoonlijke onboarding programma geserveerd krijgen door de harmonie tussen technologie en een ‘persoonlijke touch’.

Results

Ondanks dat Werkzaak Rivierenland een overheidsorganisatie is met 30-40 nieuwe medewerkers per jaar, wordt de feedback van de nieuwe medewerkers goed in acht genomen. Zo behaalden ze een 95% activatieratio in de app en krijgt Werkzaak Rivierenland regelmatig positieve feedback van de medewerkers die het inwerktraject doorlopen hebben. De medewerkers voelen zich welkom en worden professioneel onthaald door de onboarding ervaring. De leuke en speelse manier van informatie delen spreekt de nieuwe medewerkers erg aan.

Ook helpt het Werkzaak Rivierenland met een professionele uitstraling. Naar eigen zeggen hebben ze door de branche waar ze in zitten een ambtenaren-imago, terwijl ze juist een moderne sociale organisatie zijn. Door het gebruik van Talentech kunnen ze hun vooruitstrevendheid uitstralen naar nieuw personeel en zo hun employer brand versterken. Zo wordt het gebruik van de app zelfs in de vacatures vermeld en krijgen ze hier regelmatig positieve reacties op.