Van der Valk Hotel Beveren: Ein Onboarding-Prozess, der mit Talentech einfach umzusetzen, zu verwalten und zu kontrollieren ist

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Van der Valk Hotel Beveren nutzt die leistungsstarke Onboarding-Software von Talentech, um sicherzustellen, dass alle neuen Mitarbeiter:innen die Informationen erhalten, die sie für einen erfolgreichen Start in ihrer neuen Rolle benötigen — ohne sich dabei überfordert zu fühlen.

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Van der Valk Hotel Beveren
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Über Van der Valk Hotel Hotel Beveren

Van der Valk Hotel Beveren ist ein Vier-Sterne-Hotel in Beveren, Belgien und gehört zur größten familiengeführten Hotelkette der Niederlande, Van der Valk. Da das Hotel regelmäßig neue Mitarbeiter:innen einstellt – sowohl für langfristige als auch für saisonale Stellen – war es essenziell, allen Neueinsteiger:innen ein durchdachtes Onboarding-Erlebnis zu bieten.

Die Onboarding-Herausforderung

Angesichts der vielen neu eingestellten Mitarbeiter:innen stellte sich das HR-Team des Van der Valk Hotel Beveren immer wieder dieselbe Frage: Wurden alle Onboardees mit den Informationen versorgt, die sie wirklich brauchen?

„Unser Onboarding war ziemlich begrenzt“, erklärt Maaike Vandecasteele, HR-Managerin des Van der Valk Hotel Beveren. „Manchmal starteten neue Mitarbeitende, als unser HR-Team nicht vor Ort war. Dadurch bestand die Gefahr, dass sie bestimmte Informationen nicht erhielten.“ Gemeinsam mit ihren Kolleginnen Annelore de Schepper und Elise Bras, beide HR Officers, ist sie für sämtliche HR-Aktivitäten im Hotel Beveren verantwortlich.

Obwohl jedes neue Teammitglied eine Willkommensbroschüre erhielt, fiel es vielen schwer, die darin enthaltenen Informationen auf einmal zu verarbeiten. Dies führte dazu, dass Annelore, Maaike und Elise immer wieder dieselben Fragen beantworten mussten – trotz vorheriger Erklärungen. Das HR-Team des Van der Valk Hotel Beveren benötigte ein intuitives Tool, das es ihnen ermöglichen würde, alle relevanten Onboarding-Inhalte professionell und strukturiert an einem Ort bereitzustellen – verteilt über einen längeren Zeitraum und individuell auf jede Rolle zugeschnitten.

„„Unser Onboarding war ziemlich begrenzt. Manchmal starteten neue Mitarbeitende, als unser HR-Team nicht vor Ort war. Dadurch bestand die Gefahr, dass sie bestimmte Informationen nicht erhielten.“

Maaike Vandecasteele
HR Manager, Van der Valk Beveren

Die neue Onboarding-Reise mit Talentech

Von einem grundlegenden Prozess hin zu einer intuitiven, kontrollierten Onboarding-Reise – genau das konnte Van der Valk Hotel Beveren mit der Onboarding-App von Talentech erreichen.

Seit der Implementierung von Talentech hat das HR-Team einen digitalen Hub für alle Onboarding-Materialien geschaffen. Von der Unternehmensgeschichte über Urlaubsanträge bis hin zu Mitarbeiterrabatten und Wellness-Programmen – sie haben professionelle Inhalte im goldenen Corporate Design des Hotels entwickelt, die alle wichtigen Informationen abdecken.

Neue Mitarbeitende werden entweder direkt nach Vertragsunterzeichnung oder kurz vor ihrem ersten Probetag eingeladen, ein Talentech-Konto zu erstellen. Danach erhalten sie schrittweise Zugriff auf verschiedene Inhaltsseiten – genau dann, wenn sie die jeweilige Information im Verlauf ihrer Onboarding-Reise benötigen.

Zudem nutzt das HR-Team die App, um den Onboardees Aufgaben zuzuweisen und durch kurze „Pulse Checks“ Feedback zur aktuellen Onboarding-Erfahrung einzuholen. So können Maaike, Annelore und Elise jederzeit den Überblick behalten und sofort erkennen, bei welchen Neueinsteiger:innen möglicherweise noch Klärungsbedarf besteht.

Fokus: Onboarding vor dem Probetag

Dank der Onboarding-App von Talentech kann Van der Valk Hotel Beveren neue Mitarbeitende bereits vor ihrem Probetag optimal vorbereiten. Indem sie frühzeitig in die Onboarding-Reise eingebunden werden und alle nötigen Werkzeuge an die Hand bekommen, starten sie entspannter und selbstsicherer in den Probetag. Das reduziert Unsicherheiten, steigert die Erfolgschancen und erleichtert es dem HR-Team, passende Kandidat:innen für offene Stellen zu finden.

Die meistgenutzten Talentech-Features des Van der Valk Hotel Beveren:

Anpassbare Inhaltsseiten: Nutzen Sie den intuitiven Learning Page Builder, um individuelle Inhalte für Ihre neuen Mitarbeiter:innen zu erstellen.
Zeitgesteuerte Bereitstellung von Inhalten: Planen Sie die Bereitstellung von Inhalten in Abhängigkeit vom Startdatum des Onboardees.
Responsive Aufgabenverwaltung: Erstellen, Zuweisen und Verwalten Sie Aufgaben für alle Beteiligten beim Onboarding.
Kurze Pulse-Checks: Sammeln Sie mit einfachen, interaktiven Mini-Umfragen Echtzeit-Feedback der Onboardees.
Zentralisierte Informationshubs: Stellen Sie alle Informationen, die Sie für neue Mitarbeiter:innen benötigen, an einem zentralen Ort zusammen.

Ein Prozess, der einfach umzusetzen ist

Für die Einführung der neuen Onboarding-App entschied sich Van der Valk Hotel Beveren für den geführten Implementierungsprozess von Talentech, bei dem die Plattform gemeinsam mit dem Customer Success Manager entwickelt wurde. Annelore richtete das System eigenständig von Grund auf ein und passte es an die individuellen Onboarding-Anforderungen des Hotels an. Dank regelmäßiger Support-Meetings mit dem Talentech-Team und eines intuitiven, gut umsetzbaren Implementierungsprozesses konnte das Hotel die neue Lösung innerhalb von drei Monaten einführen.

„Im Januar 2024 haben wir die App gelauncht und konnten sofort mit dem Onboarding unserer neuen Mitarbeitenden starten. Der gesamte Prozess verlief ziemlich schnell“, erzählt Annelore. „Alles war sehr intuitiv. Talentech hat den Ablauf gut erklärt, sodass ich problemlos loslegen konnte. Und wenn ich mal eine Frage hatte, konnte ich mich einfach melden.“

„„Alles war sehr intuitiv. Talentech hat den Ablauf gut erklärt, sodass ich problemlos loslegen konnte. Und wenn ich mal eine Frage hatte, konnte ich mich einfach melden.“

Annelore de Schepper,
HR Officer, Van der Valk Beveren

Ein Prozess, der einfach zu verwalten ist

Seit dem Go-Live im Januar 2024 hat das HR-Team bereits über 39 neue Mitarbeitende erfolgreich mit der App an Bord geholt – und das völlig eigenständig, ohne weitere Unterstützung von Talentech. Dank der benutzerfreundlichen Plattform können Annelore, Maaike und Elise bei Bedarf jederzeit Änderungen am Onboarding-Prozess vornehmen.

„Wir sind es gewohnt, Änderungen eigenständig umzusetzen“, sagt Annelore. „Es ist praktisch, dass ich die Implementierung selbst durchgeführt habe. Wenn ich jetzt neue Informationen hinzufügen muss, kann ich das ganz einfach machen.“

„„Mit Talentech präsentieren wir unser Onboarding-Material nun viel strukturierter. Da die Inhalte schrittweise freigeschaltet werden, haben neue Mitarbeitende eine viel größere Chance, die Informationen wirklich aufzunehmen, da sie wissen, dass es nur wenige Minuten dauert, sie durchzugehen.“

Annelore de Schepper,
HR Officer, Van der Valk Beveren

Ein Prozess, der einfach zu kontrollieren ist

Für Van der Valk Hotel Beveren ist der größte Vorteil von Talentech die vollständige Kontrolle über den Onboarding-Prozess. Dank der App kann das HR-Team sicherstellen, dass jedes neue Teammitglied die gleiche hochwertige Onboarding-Erfahrung erhält. Auch alle nötigen Ressourcen werden zur Verfügung gestellt, um im neuen Job erfolgreich zu sein.

Falls neue Mitarbeitende Fragen haben, reicht ein kurzer Hinweis auf die Onboarding-App: „Mit Talentech präsentieren wir unser Onboarding-Material nun viel strukturierter“, sagt Annelore. „Da die Inhalte schrittweise freigeschaltet werden, haben neue Mitarbeitende eine viel größere Chance, die Informationen wirklich aufzunehmen, da sie wissen, dass es nur wenige Minuten dauert, sie durchzugehen.“

Neben einer höheren Mitarbeiterbindung sorgt die App auch dafür, dass Onboardees besser vorbereitet in den neuen Job starten. Da sie sich bereits vorab genau vorstellen können, was sie in ihrer ersten Woche erwartet, entfallen die üblichen Nervositätsmomente vor dem ersten Arbeitstag. Stattdessen starten sie selbstbewusst in ihre neue Rolle – und erreichen dadurch schneller ihr volles Potenzial.